A empresa
A Casa & Obra Maputo vende cimento, ferro, tinta, blocos e ferramentas a mestres de obra e a particulares na zona de Maputo e Matola. Cerca de vinte pessoas: balcão, armazém, dois comerciais em visita a estaleiros, um financeiro e a gerência.
Antes do Zyph, as faturas saíam de um modelo Word. O stock era um caderno no armazém. Os pagamentos M-Pesa apareciam no telemóvel do dono. O contabilista recebia uma pasta à terceira semana do mês seguinte. Ninguém mentia de propósito — o trabalho simplesmente não cabia na cabeça de uma só pessoa.
Este caso descreve o percurso publicado com autorização da gerência, sem números fiscais da empresa nem da Zyph Tech, Lda. Os valores de tempo e de volume são os que a gerência aceitou divulgar.
O problema
Três falhas repetiam-se todas as semanas.
Primeira: vender o que não havia. O balcão não via o caderno do armazém. Um comercial prometia dez toneladas de cimento que já tinham saído de manhã.
Segunda: cobrar tarde. O cliente pagava por M-Pesa para o número do dono, e a fatura Word ficava “em aberto” durante dias. O financeiro só reconcilhava ao sábado.
Terceira: fechar o mês. Juntar IVA, stock e contas a receber levava dois ou três dias de noitadas. O dono dizia que conhecia o negócio; os números no papel não acompanhavam.
Porque o Zyph ERP
Queriam um sítio só, em português, com metical, IVA e espaço para M-Pesa, e-Mola e mKesh no documento. Não queriam um sistema feito para outro país com campos que ninguém preenchia.
A gerência criou a conta em erp.zyphtech.com, aceitou os termos e a política de privacidade, configurou NUIT, logótipo verde-obra e os dados de pagamento. O plano ficou no período que lhes servia o caixa.
Semana 1 — identidade e cadastro
Logótipo, cor, prefixos de fatura e de orçamento. Cem clientes mais frequentes (mestres e duas empreiteiras) e o catálogo de cinquenta artigos que realmente mexem, com stock inicial contado no domingo.
Funções: a gerência administradora; o financeiro gestor; balcão e comerciais como utilizadores de vendas; o armazém só com stock e recepção. Ninguém do balcão altera definições.
Semana 2 — a primeira fatura “a sério”
O balcão passou a emitir a fatura no acto. O PDF saía com marca, NUIT e totais. O cliente particular levava o papel; a empreiteira recebia email.
No segundo dia um comercial tentou vender tinta que o ecrã dizia zero. Ligou ao armazém, confirmou, e a venda não se fez. Foi o momento em que a equipa acreditou.
Semana 3 — dinheiro e compras
Todo o M-Pesa do dia era registado à tarde pelo financeiro, fatura a fatura. Recibos em PDF para quem pedia comprovativo.
Compras a cimenteiras e ferragens: ordem no Zyph, recepção no portão, stock a subir. Contas a pagar visíveis, em vez de facturas de fornecedor numa gaveta.
Semana 4 — o primeiro fecho
Último dia útil do mês. Checklist do artigo “Fechar o mês”: faturas, pagamentos, recepções, despesas. Relatório mensal, IVA, atrasos. Duas horas, com o armazém a contar só os dez artigos de maior movimento.
O contabilista recebeu os PDFs na semana seguinte, não na terceira. A gerência viu, pela primeira vez, quanto estava em atraso acima de 30 dias — e ligou a dois clientes nesse mesmo dia.
Números que a gerência partilhou
- Tempo de fecho do mês: de dois ou três dias para cerca de duas horas.
- Faturas emitidas no acto no balcão: passou a ser a regra, não a excepção.
- Rupturas “surpresa” no cimento e no ferro: caíram no segundo mês, porque o ecrã passou a ser consultado antes da promessa.
- Pasta do contabilista: deixou de ser uma caçada a ficheiros Word.
Não publicamos facturação nem NUIT. O caso serve para mostrar o método, não para auditar a empresa.
O que fez diferença (e o que não fez)
Diferença: funções claras; stock inicial honesto; pagar e receber no mesmo sítio da fatura; fecho com lista, não de memória.
Não fez diferença sozinho: o Zyph não foi ao estaleiro cobrar. Os comerciais continuam a visitar. A ferramenta mostrou a dívida; as pessoas telefonaram.
Como repetir o caso
1. Conta de administrador, termos aceites, marca e NUIT.
2. Clientes e artigos que realmente mexem — não o arquivo morto.
3. Funções da equipa no primeiro dia, não “depois vemos”.
4. Uma semana só a facturar no sistema, mesmo que doa.
5. Tesouraria no mesmo sítio, todos os dias, não ao sábado.
6. Fecho com os relatórios do Zyph no último dia útil.
Dúvidas sobre este caso ou sobre o vosso arranque: comentem abaixo ou peçam a um colega para comentar. A Zyph Tech, Lda. gere os artigos e os comentários no Central. Contacto geral: mail@erp.zyphtech.com.